Privacy Policy

Politique de confidentialité et conditions d’utilisation du Site Web

Protection de la vie privée

Brussels Expo apprécie votre intérêt pour ses produits, services et son site internet. Nous tenons à ce que vous sachiez comment nous collectons, traitons et conservons vos données à caractère personnel, ce que nous tâchons de faire dans le respect de vos droits. Nous souhaitons également que vous soyez informés de ces droits. Pour cela, nous vous invitons à lire attentivement la présente charte. Si vous avez une question sur le traitement de vos données nous vous invitons à nous contacter via l’adresse​ privacy@brussels-expo.com

Quel est le cadre légal en la matière ?

Bien que tendant à offrir des garanties dépassant le cadre légal applicable en la matière, nous avons pris des mesures organisationnelles et techniques en vue de se conformer aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27/04/2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD »).

Quelles notions vous seront utiles à la compréhension de cette politique ?

  • ​Personne concernée : personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement par une information. Il s’agit de la personne dont les données à caractère personnel sont collectées et traitées par le responsable du traitement ou pour son compte. En l’occurrence, il s’agit de toute personne physique dont les données à caractère personnel nous traitons : nos visiteurs, les personnes qui complètent des formulaires de contact sur l’un de nos sites internet, les personnes qui achètent un billet pour un évènement organisé sur notre site, toute autre personne dont les données à caractère personnel nous sont communiquées, etc.
  • Donnée à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (= la personne concernée). Cette définition est large puisqu’une donnée est considérée comme personnelle dès lors qu’elle permet d’identifier directement (nom, prénom, photo…) ou indirectement (adresse e-mail, numéro de client, numéro d’employé, etc.) une personne physique. Lorsqu’il est fait référence aux « données » dans la présente charte, nous visons des données à caractère personnel.
  • Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel. Ici également, la définition est large. Toute manipulation de données à caractère personnel constitue un traitement : collecte, consultation, conservation, envoi, modification, effacement, etc.
  • Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel. Il s’agit de la personne qui décide de la raison pour laquelle vos données sont collectées et traitées. Il s’agit de votre interlocuteur et de la personne qui sera tenue responsable du respect des normes en vigueur en matière de protection des données.
  • Sous-traitant : personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Le sous-traitant ne décide pas de la raison pour laquelle un traitement est réalisé, il l’exécute pour un responsable du traitement.

Qui sommes-nous ?

L’ASBL Parc des Expositions de Bruxelles, en abrégé « Brussels Expo » a son siège social à B-1020 Bruxelles, Place de Belgique 1. TVA : BE 0406655573.

Chaque personne ou entité qui traite des données à caractère personnel doit déterminer si elle traite ces données en qualité de responsable du traitement ou de sous-traitant. Cette distinction a toute son importance dans le traitement des données à caractère personnel. En l’occurrence il nous semble utile de vous présenter à ce stade nos activités et notre vision ainsi que notre relation avec nos partenaires.

Nous avons pour mission de favoriser et de développer un pôle de rencontres et d’échanges en vue de la promotion des activités économiques, commerciales et industrielles, scientifiques, culturelles ou de loisir notamment à travers le territoire et les divers bâtiments qui nous ont été concédés par la Ville de Bruxelles. A cette fin, nous développons toutes les activités utiles ou nécessaires, notamment toutes prestations de services se rattachant directement ou indirectement à l’organisation de foires & salons, congrès, colloques, expositions, concerts, festivals et autres évènements. Dans le cadre de notre mission, nous tendons également à toujours améliorer l’expérience du client lors de sa visite sur notre site. C’est dans la poursuite de ces objectifs que nous construisons notre activité, entourés d’un certain nombre de partenaires.

Toujours dans le souci d’offrir un catalogue varié d’activités, nous tendons également à offrir un service complet aux organisateurs d’évènements afin d’attirer des évènements éclectiques pouvant intéresser tant le grand public que des groupes spécifiques. De manière plus large, et eu égard à notre position particulière, nous réalisons un travail important de coordination entre les évènements et de stratégie globale visant à atteindre notre mission principale. Nous avons par ailleurs un pouvoir de décision dans le choix des évènements organisés et nous tentons d’adopter une stratégie cohérente avec notre volonté de développer les sites qui nous ont été confiés.

De cette position particulière découle un constat : lorsqu’une personne concernée commande un titre d’accès à un évènement, elle est liée tant à Brussels Expo qu’à l’organisateur de l’évènement auquel elle souhaite assister. Ces deux entités distinctes présentent par conséquent toutes deux la qualité de responsable du traitement définie plus haut.

Pour cette raison, pour votre parfaite information, vous êtes invité à prendre connaissance de notre politique de confidentialité d’une part et, d’autre part, de celle de l’organisateur de l’évènement auquel vous souhaitez assister.

Que couvre notre politique de confidentialité ?

​La présente politique de confidentialité a pour but de vous informer sur les données que nous collectons, la manière dont ces données sont traitées ainsi que la raison de ces traitements.  Nous souhaitons, par le biais de cette politique, vous informer de nos engagements et de vos droits eu égard à la protection de vos données à caractère personnel.
Notre politique couvre l’intégralité des données à caractère personnel collectées par Brussels Expo dans le cadre de l’ensemble de ses activités à savoir : foires & salons, congrès, colloques, expositions, concerts, festivals et autres évènements via l’un des moyens suivants :

Site internet www.brussels-expo.com
Site internet www.bsf.be
Site internet www.palais12.be
Site internet www.la-madeleine.be
Données à caractère personnel collectées lorsque vous participez à une enquête ou à un concours

En nous communiquant des données à caractère personnel par l’un de ces moyens ou par tout autre moyen, vous vous engagez à nous fournir des informations exactes vous concernant.

Quels sont nos principes en matière de protection des données ?

Nous accordons de l’importance à vos données à caractère personnel et à votre vie privée. Votre confiance en nous est une priorité. Nous tendons à traiter vos données avec licéité, transparence, loyauté et responsabilité. Nous mettons tout en œuvre pour adopter les mesures organisationnelles et techniques adaptées à la protection de vos données. Enfin, nous nous efforçons de collecter le minimum de données possible en vue de réaliser nos finalités.

Quelles données collectons-nous, comment les traitons nous et pourquoi ?

Nous ne traitons pas de données sensibles relatives à l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Nous ne traitons pas de données génétiques ou biométriques. Dans l’hypothèse où il serait envisagé de traiter une donnée dite « sensible », vous en seriez dûment informé auparavant.

Nous n’autorisons pas la vente à des mineurs de moins de 16 ans et nous ne traitons pas les données relatives aux enfant.

Les données que nous collectons et traitons sont celles que vous nous transmettez volontairement à nous ou à l’un de nos sous-traitants ou partenaires. Pour certaines opérations sur les commandes, vous pourrez être amené à transmettre des données vous concernant à des tiers partenaires au travers de leurs propres services, plus spécifiquement lors des paiements que vous pourrez effectuer. Nous ne disposerons pas desdites données, leur collecte et leur traitement étant régis par les conditions propres à ces intervenants. Nous vous invitons à consulter leurs conditions avant de communiquer vos données. 

  • Données collectées : ​lorsque vous souhaitez commander un titre d’accès pour la première fois à un évènement organisé sur l’un de nos sites, nous vous offrons le choix d’une commande avec ou sans création d’un compte. Dans les deux hypothèses, nous collectons les informations suivantes :
    • Civilité : Donnée d’identification obligatoire
    • Nom, Prénom : données d’identification obligatoire
    • Adresse : donnée d’identification obligatoire permettant le cas échéant l’envoi de documents par courrier
    • Langue : Donnée nécessaire à faciliter la communication
    • Adresse e-mail : donnée obligatoire permettant de communiquer avec vous par e-mail et l’envoi de tickets électroniques.
    • Numéro de téléphone : ​Donnée obligatoire qui nous permet de communiquer avec vous en cas de problème relatif à l’évènement. Cette donnée ne sera en aucun cas utilisée pour une autre raison.
    • Date de naissance : donnée obligatoire qui nous permet de vérifier l’âge de nos clients, éviter la vente à des mineurs. Cette donnée est également indispensable à la réalisation de notre finalité principale qui est le développement de nos sites et ce, en ayant une vision globale des tranches d’âges des personnes qui assistent à chacun des évènements en vue d’adapter notre stratégie et notre programmation.
    • Etc. : la motivation justifiant toute éventuelle demande supplémentaire de données sera formulée au moment de la collecte de ces données.
  • Finalités : Notre principale mission est le développement de nos sites et du plateau du Heysel par le biais, notamment, de l’organisation d’évènements dans nos enceintes. Dans le cadre de la réalisation de notre objet social, nous collectons et traitons les données susmentionnées afin de mener au mieux nos différentes missions et offrir une expérience et un service adaptés à vos attentes. Ces informations sont également indispensables à votre identification et à l’exécution de notre relation contractuelle. Le traitement de ces données permet l’envoi d’un ticket personnalisé via e-mail ainsi que, le cas échéant, des communications concernant l’évènement. Elles nous permettent de promouvoir nos activités, de vous communiquer nos offres et notre agenda. Elles nous permettent enfin d’évaluer les évènements organisés dans le cadre de notre stratégie globale : âge des visiteurs, localité, enquête de satisfaction, etc.
  • Traitements : Les données à caractère personnel collectées sont :
    • Utilisées en vue de créer un compte à votre nom (sauf en cas d’achat rapide)
    • Utilisées en vue d’émettre un ticket d’accès à l’évènement
    • Insérées dans une base de données structurée
    • Utilisées pour diverses raisons sécuritaires lors de votre visite sur l’un de nos sites
    • Communiquées à l’organisateur de l’évènement pour lequel vous avez commandé un titre d’accès qui traite ces données en qualité de responsable du traitement distinct
    • Conservées afin de réaliser des évaluations en vue de l’amélioration de nos services
    • Le cas échéant, vos données sont utilisées dans nos campagnes de marketing direct (= envoi de notre agenda, nos offres et promotions, etc.) lorsque vous ne vous y êtes pas opposé
    • Utilisées en vue de réaliser des statistiques permettant d’améliorer notre stratégie globale d’organisation d’évènements
    • Utilisées pour vous adresser le cas échéant une enquête de satisfaction après l’évènement en vue d’évaluer votre expérience et d’améliorer nos services

Données collectées lors d’un évènement

Sur certains évènements, Brussels Expo a fait installer des capteurs Wifi et des capteurs visuels afin de tracker, après cryptage, les mouvements de visiteurs. Vous êtes prévenus de ce traitement lors de l’entrée à l’évènement par le moyen d’un panneau informatif. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Brussels Expo, celui des organisateurs et des exposants, ainsi que celui de nos visiteurs. Ces intérêts se recoupent. Le but est en effet d’améliorer la qualité de l’évènement en gérant au mieux les foules. Cela pourra permettre la réduction des temps d’attente dans les files, une adaptation des installations selon les besoins des visiteurs, une meilleure visibilité des exposants, une meilleure communication des informations aux visiteurs selon les affluences à des endroits précis, etc.

Ce traitement est réalisé, entre autres, avec le matériel de sociétés tierces.

Les données collectées sont, d’une part, les adresses Mac de votre appareil mobile qui sont quasi immédiatement cryptées et, d’autre part, des images par le biais de capteurs visuels qui ne permettent pas d’identifier un visiteur, les images étant floues et grises.

La collecte de ces données ne permet pas de vous identifier. Ces données sont cryptées, agrégées, et utilisées en vue de la production d’un rapport statistique nous permettant de mieux comprendre les mouvements des visiteurs et répondre au mieux à leurs besoins et à ceux des organisateurs/exposants.

Vous avez bien entendu la possibilité de vous opposer à ce traitement en inscrivant votre adresse MAC sur le site internet suivant : https://smart-places.org/mobile-location-analytics-opt-out/about-mobile-location-analytics-technology/

Attention au fait que certains appareils mobiles utilisent une technologie qui implique la modification régulière de l’adresse MAC. Notre système d’opt-out devrait permettre un opt-out de votre appareil malgré ce changement d’adresse MAC. Vous pouvez en tout état de cause éviter ce tracking en coupant simplement votre wifi.”

Sur quelles bases traitons-nous vos données ?

  • Exécution d’un contrat : En achetant un billet sur notre site internet, vous êtes liés par une relation contractuelle justifiant la collecte de vos données à caractère personnel en vue de l’exécution du contrat : vous communiquer votre ticket, vous donner accès à l’évènement, vous communiquer des informations relatives à l’évènement, gérer les lieux, etc. Vous pouvez à tout moment résilier le contrat nous liant.
  • Intérêt légitime : il est dans notre intérêt légitime de traiter vos données à caractère personnel pour des finalités dépassant le cadre du contrat nous liant. Il est dans notre intérêt légitime de faire la promotion de nos activités en vue de la réalisation de notre mission. Nous tâchons de traiter vos données sur la base de notre intérêt légitime de manière responsable et en minimisant les risques de violation de votre vie privée. Par exemple : nous nous engageons à ne contacter que des personnes ayant déjà acheté un ticket pour l’un des évènements organisés sur notre site et nous vous offrons la possibilité de vous opposer à ce type de traitement à tout moment et de manière aisée. Afin de garantir que nos campagnes de marketing direct ne violent pas votre droit à la vie privée, nous avons procédé à une réflexion sérieuse et à une mise en balance entre notre intérêt légitime et le risque de violation de votre vie privée afin d’évaluer la légitimité de notre intérêt. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement.
  • Intérêt légitime : il est dans notre intérêt légitime de traiter vos données à caractère personnel pour des finalités dépassant le cadre du contrat nous liant. Il est dans notre intérêt légitime de faire la promotion de nos activités en vue de la réalisation de notre mission. Nous tâchons de traiter vos données sur la base de notre intérêt légitime de manière responsable et en minimisant les risques de violation de votre vie privée. Par exemple : nous nous engageons à ne contacter que des personnes ayant déjà acheté un ticket pour l’un des évènements organisés sur notre site et nous vous offrons la possibilité de vous opposer à ce type de traitement à tout moment et de manière aisée. Afin de garantir que nos campagnes de marketing direct ne violent pas votre droit à la vie privée, nous avons procédé à une réflexion sérieuse et à une mise en balance entre notre intérêt légitime et le risque de violation de votre vie privée afin d’évaluer la légitimité de notre intérêt. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement.

​Obligation légale : il est possible que nous soyons amenés à traiter vos données pour être en conformité avec une obligation légale trouvant sa source dans le droit de l’Union européenne ou dans le droit Belge. Vous ne pouvez pas vous opposer à ce traitement.

  • Consentement : Il est possible que nous demandions votre consentement pour certains traitements de vos données à caractère personnel. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement.

Comment- protégeons nous vos données ?

Nous avons mis en place les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la protection de vos données et proportionnelles aux risques de violation de vos droits. Nos mesures de sécurisation sont régulièrement évaluées et adaptées en vue de garantir en permanence un haut niveau de protection.

Avec qui partageons nous vos données ?

Nous nous engageons à ne pas transmettre ni vendre vos données à caractère personnel à des tiers autres que nos filiales nos sous-traitants ou nos partenaires directs dont l’intervention est nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées.

Dans le cadre de l’organisation d’un évènement, nous partageons vos données à caractère personnel avec :

  • L’organisateur de l’évènement pour lequel vous avez commandé un titre d’accès. L’organisateur de l’évènement est également responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Nous ne communiquons vos données à caractère personnel qu’aux organisateurs d’évènements pour lesquels vous avez commandé un titre d’accès et nous mettons à votre disposition, au moment de la collecte de vos données, la charte de protection de la vie privée de l’organisateur, lorsqu’elle est disponible.
  • Sous-traitants : Sous-traitants : Nous avons fait appel à des sociétés permettant l’organisation de notre activité. Ces sociétés ne traitent vos données à caractère personnel que sur la base de nos instructions expresses. Nous mettons tout en œuvre, dans la mesure du possible et du raisonnable, pour nous assurer que nos sous-traitants traitent vos données en conformité avec les normes légales applicables en la matière. L’accès à vos données à caractère personnel est limité aux données dont ils ont strictement besoin pour la réalisation de leurs tâches. Tous nos sous-traitants sont dans l’Espace économique européen et sont soumis aux normes légales susmentionnées en matière de protection des données.

Vos données à caractère personnel ne sont envoyées vers un pays tiers que dans la mesure où l’organisateur de l’évènement a son siège social dans un pays tiers, sans représentant dans l’Union. Au jour de la publication de la présente charte, l’intégralité des organisateurs avec lesquels nous collaborons ont un établissement au sein de l’Union Européenne. Vous serez informé d’un éventuel transfert en dehors de l’Union Européenne lors de la commande de votre titre d’accès à l’évènement.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

La durée de conservation des données dépend du traitement réalisé. La durée de conservation de vos données par Brussels expo sera de 5 ans à partir du dernier achat effectué à l’exception des traitements fondés sur notre intérêt légitime (5 ans à partir du dernier contact) et des traitements justifiés par des obligations légales auxquelles nous serions soumis. Nous ne conservons pas vos données de paiement.

Quels sont vos droits ?

Vous êtes le maître de vos données. Nous mettons tout en œuvre pour garantir le respect de vos droits. Pour une meilleure gestion de vos données à caractère personnel, sachez que vous avez :

  • Un droit d’information : Le droit d’être informé en toute transparence et clarté du traitement de vos données à caractère personnel ainsi que des droits qui vous sont reconnus en la matière ce que nous tâchons de réaliser par la publication de la présente charte et en nous tenant à votre disposition pour toute information complémentaire.
  • Un droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou non traitées par nous et d’accéder à ces données ainsi qu’à toutes les informations pertinentes à leur traitement.
  • Un droit de rectification : Lorsque vous constatez que les données à caractère personnel vous concernant sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de nous demander de les compléter ou de les rectifier le cas échéant en nous communiquant une déclaration complémentaire.
  • Un droit à l’effacement : Dans certaines hypothèses, vous avez le droit de nous demander d’effacer les données à caractère personnel vous concernant.
  • Un droit à la limitation du traitement :  Dans certaines situations, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel à la simple conservation.
  • Un droit d’opposition : lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur l’intérêt légitime de Brussels Expo, vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce traitement.
  • Un droit à la portabilité : Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés, vous avez le droit de demander ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous pouvez demander à ce que ces données soient communiquées à un autre responsable du traitement.

Nous tâchons de donner suite à vos demandes d’exercice de vos droits de la manière la plus rapide et efficace possible. Nous vous informons cependant que dans certaines situations décrites dans les normes légales applicables en la matière, nous avons le droit de refuser l’exercice de certains droits lorsque la situation le justifie. Nous tâcherons dès lors de vous communiquer notre refus motivé afin de vous permettre de comprendre la raison pour laquelle nous ne pouvons pas donner suite de manière favorable à votre demande.

Nous tentons de mettre en place une plateforme dynamique vous permettant d’exercer vos droits à tout moment. Dans l’attente du développement de cette plateforme nous vous invitons à exercer vos droits par e-mail à l’adresse : privacy@brussels-expo.com.

Important : avant de nous communiquer vos données à caractère personnel, gardez à l’esprit qu’en cas de demande d’exercice d’un droit, nous sommes tenus de communiquer les données à caractère personnel vous concernant. A cette fin, notre pouvoir de vérification de l’identité de la personne à l’origine de la demande est limité. En conformité avec notre principe de limitation de la collecte des données aux données strictement nécessaire à la réalisation de nos finalités, nous tâchons de ne pas collecter plus de données pour la vérification de vos données que celles déjà en notre possession. Nous considérons donc que toute demande d’exercice de vos droits émanant de votre compte ou de votre adresse e-mail enregistrée démontre à suffisance votre identité. Nous vous invitons à vous enregistrer avec une adresse e-mail qui vous est propre et d’être attentif à la protection cette adresse.

Où pouvez-vous déposer plainte en cas de violation ?

En cas de problème, nous vous invitons bien entendu à prendre contact avec nous via l’adresse privacy@brussels-expo.com afin que nous puissions vous assister au mieux. En tout état de cause, vous avez le droit de déposer plainte auprès de l’autorité de protection des données. Plus d’infos sur https://www.autoriteprotectiondonnees.be/

Mise à jour de notre politique en matière de vie privée

Notre politique en matière de protection de la vie privée peut faire l’objet de futurs élargissements ou adaptations, par exemple en cas de nouveaux développements. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette politique de protection de la vie privée.

Date de la dernière mise à jour : 19/12/2018

Privacybeleid en Gebruiksvoorwaarden van de BRUSSELS EXPO website

Bescherming van de privacy

Brussels Expo stelt uw interesse voor haar producten, diensten en website op prijs. Wij vinden het belangrijk dat u weet hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en bewaren. Wij streven ernaar om dat steeds met respect voor uw rechten te doen. Wij willen ook dat u inlicht bent over uw rechten. Daarom vragen wij u om dit charter aandachtig te lezen. Als u nog vragen hebt over de verwerking van uw gegevens neem dan contact met ons op via het adres privacy@brussels-expo.com.

Welk wettelijk en reglementair kader bestaat er op dit vlak?

Wij hebben de nodige organisatorische en technische maatregelen genomen om te voldoen aan de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27/04/2016, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming of General Data Protection Regulation (hierna ‘AVG’ of ‘GDPR’)

Welke begrippen zijn nuttig voor het begrijpen van dit charter?

  • Betrokken persoon: een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van bepaalde informatie. Dit is de persoon waarvan de persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker die in zijn opdracht de persoonsgegevens verwerkt. In dit geval betreft het onder anderen: onze bezoekers, de personen die contactformulieren op een van onze websites invullen, de personen die een ticket kopen voor een evenement dat wordt georganiseerd op onze site, elke andere persoon van wie de persoonsgegevens aan ons worden meegedeeld enz.
  • Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (= de betrokken persoon). Deze definitie is breed, aangezien een gegeven als persoonsgegeven wordt beschouwd van zodra het een natuurlijke persoon direct (naam, voornaam, foto enz.) of indirect (e-mailadres, klantnummer, werknemersnummer enz.) kan identificeren. Als in dit charter wordt verwezen naar ‘gegevens’, bedoelen we persoonsgegevens.
  • Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés. Ook hier is de definitie breed. Elke bewerking van persoonsgegevens vormt een verwerking: verzamelen, raadplegen, bewaren, versturen, wijzigen, wissen enz.
  • Verwerkingsverantwoordelijke: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of een andere instelling die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Dit is de persoon die beslist over de reden waarom uw gegevens worden verzameld en verwerkt. Dit is uw aanspreekpunt en de persoon die verantwoordelijk zal worden gesteld voor het naleven van de geldende normen op het gebied van gegevensbescherming.
  • Verwerker: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of een andere instelling die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. De verwerker beslist niet over de reden waarom een verwerking wordt uitgevoerd, hij voert het uit in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke.

Wie zijn wij?

De vzw Tentoonstellingspark van Brussel, afgekort ‘Brussels Expo’,  heeft haar hoofdkantoor in B-1020 Brussel, Belgiëplein 1. BTW: BE 0406655573.

Elke persoon of constructie die persoonsgegevens verwerkt, moet bepalen of hij/zij deze gegevens verwerkt in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke of verwerker. Dat onderscheid is zeer belangrijk bij de verwerking van persoonsgegevens. Het lijkt ons hierbij dan ook nuttig om u in dit stadium kort uitleg te geven over onze activiteiten, visie en relatie met onze partners.

Het is onze opdracht om een centrum voor ontmoeting en uitwisseling te bevorderen en te ontwikkelen door het stimuleren van economische, commerciële, industriële, wetenschappelijke, culturele en recreatieve activiteiten, met name via het grondgebied en de diverse gebouwen die de Stad Brussel ons heeft toegewezen. Daartoe ontwikkelen wij alle nuttige of noodzakelijke activiteiten, met name alle dienstprestaties die direct of indirect verband houden met de organisatie van jaarbeurzen en salons, congressen, conferenties, tentoonstellingen, concerten, festivals en andere evenementen. In het kader van onze opdracht streven wij continu naar het verbeteren van de klantervaring tijdens zijn bezoek aan onze site. Om die doelstellingen te realiseren, bouwen wij onze activiteiten op in samenwerking met een aantal partners.

Wij willen een gevarieerde waaier aan activiteiten op het programma zetten. Daarom proberen we een totaalservice te bieden aan evenementenorganisatoren. Zo hopen we uiteenlopende evenementen aan te trekken die zowel het grote publiek als specifieke doelgroepen kunnen interesseren. In bredere zin, en gezien onze bijzondere positie, verwezenlijken wij een belangrijke coördinerende taak tussen de evenementen en op het vlak van globale strategie, met het oog op het realiseren van onze hoofdopdracht. Bovendien hebben wij beslissingsbevoegdheid in de keuze van de georganiseerde evenementen, en proberen wij een strategie te hanteren die aansluit bij onze wens om de aan ons toevertrouwde sites uit te bouwen.

Vanuit die bijzondere positie stellen we vast dat een betrokken persoon die een toegangsbewijs bestelt voor een evenement, verbonden is met zowel Brussels Expo als met de organisator van het evenement dat hij wil bezoeken. Die twee aparte constructies hebben bijgevolg allebei de hoedanigheid van de hiervoor omschreven verwerkingsverantwoordelijke .

Om perfect op de hoogte te zijn, vragen wij u dan ook om niet alleen ons privacycharter te lezen, maar ook dat van de organisator van het evenement dat u wilt bezoeken.

Wat valt er onder dit charter?

Dit charter is bedoeld om u te informeren over welke gegevens we over u verzamelen, waarom we die verzamelen en hoe we die verwerken. Via dit document willen wij u informeren over onze verplichtingen en uw rechten met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens.

Dit charter heeft betrekking op alle persoonsgegevens die Brussels Expo verzamelt in het kader van al haar activiteiten, namelijk; publieks- en vakbeurzen, congressen, conferenties, tentoonstellingen, concerten, festivals en andere evenementen, via één van de volgende middelen: 

Website www.brussels-expo.com
Website www.bsf.be
Website www.palais12.be
Website www.la-madeleine.be

Persoonsgegevens die worden verzameld als u deelneemt aan een enquête of wedstrijd

Door via één van deze middelen of via elk ander middel persoonsgegevens aan ons door te geven, verbindt u zich ertoe correcte gegevens over uzelf te geven.

Welke principes hanteren wij op het gebied van gegevensbescherming?

Wij hechten veel belang aan uw persoonsgegevens en privacy. Uw vertrouwen in ons is een prioriteit. Wij streven ernaar om uw gegevens op een rechtmatige, transparante, eerlijke en verantwoordelijke manier te behandelen. Wij stellen alles in het werk om de juiste organisatorische en technische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beschermen. We doen al het mogelijke om ons te beperken tot het verzamelen van gegevens die absoluut noodzakelijk zijn in verband met het realiseren van onze doelstellingen.

Welke gegevens verzamelen wij, hoe verwerken we die gegevens en waarom?

Wij verwerken geen gevoelige gegevens met betrekking tot ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. We verwerken geen genetische of biometrische gegevens. In het geval dat de verwerking van een zogenaamd “gevoelig” gegeven wordt overwogen, dan zal u daar voorafgaand correct over worden geïnformeerd.

Wij staan geen verkoop toe aan minderjarigen jonger dan 16 en wij verwerken geen gegevens van kinderen.

De gegevens die wij verzamelen en verwerken zijn de gegevens die u vrijwillig doorgeeft aan ons of aan één van onze verwerkers of partners. Voor bepaalde verrichtingen bij bestellingen kan worden gevraagd om gegevens over uzelf door te geven aan derde partners via hun eigen diensten, meer specifiek bij betalingen die u zult kunnen uitvoeren. Wij zullen niet over die gegevens beschikken, aangezien de verzameling en behandeling ervan worden beheerst door de specifieke voorwaarden van die derde partijen. Wij verzoeken u om hun voorwaarden te raadplegen voordat u uw gegevens aan hen doorgeeft.

  • Verzamelde gegevens: Als u voor het eerst een toegangsbewijs wilt bestellen voor een evenement dat wordt georganiseerd op een van onze sites, bieden wij u de keuze tussen een bestelling met of zonder aanmaak van een account. In beide gevallen verzamelen wij de volgende gegevens:
    • Aanspreektitel: verplicht identificatiegegeven.
    • Naam, Voornaam: verplichte identificatiegegevens.
    • Adres: verplicht identificatiegegeven, waardoor we indien nodig documenten per post kunnen versturen.
    • Taal: gegeven dat nodig is om de communicatie te vergemakkelijken.
    • E-mailadres: verplicht gegeven, waardoor we per e-mail kunnen communiceren en e-tickets kunnen versturen.
    • Telefoonnummer: Een verplicht gegeven dat dient om te communiceren in geval zich problemen voordoen met betrekking tot het evenement. Dit gegeven wordt op generlei wijze gebruikt voor enig ander doeleinde.
    • Geboortedatum: verplicht gegeven waarmee we de leeftijd van onze klanten kunnen controleren en de verkoop aan minderjarigen kunnen voorkomen. Dit gegeven hebben we ook nodig voor het verwezenlijken van ons hoofddoel, namelijk de ontwikkeling van onze locaties want het levert ons een algemeen beeld van de leeftijdscategorieën van mensen die onze evenementen bezoeken. Zo kunnen we onze strategie en programmering bijsturen.
    • Enz. : de reden waarom we soms nog andere gegevens vragen, wordt geformuleerd op het moment zelf waarop de gegevens worden verzameld.
  • Doeleinden: Onze hoofdopdracht is de ontwikkeling van onze locaties, met name door de organisatie van evenementen op onze sites. Met het oog op de verwezenlijking van ons maatschappelijk doel verzamelen en verwerken wij de hiervoor vermelde gegevens om onze verschillende opdrachten optimaal te kunnen uitvoeren, en ervaring en service te kunnen bieden die is afgestemd op uw verwachtingen. Deze informatie is ook essentieel om u te kunnen identificeren en onze contractuele relatie te kunnen uitvoeren. Dankzij de verwerking van deze gegevens kunnen wij u per e-mail een persoonlijk ticket en zo nodig mededelingen over het evenement versturen. Ook kunnen we dankzij deze gegevens onze activiteiten promoten, en u op de hoogte houden van onze aanbiedingen en agenda op basis van ons gerechtvaardigd belang. Tot slot gebruiken we de gegevens ook om de georganiseerde evenementen te evalueren in het kader van onze algemene strategie: leeftijd van de bezoekers, locatie, tevredenheidsenquête enz.
  • Verwerkingen: De verzamelde persoonsgegevens worden:
    • gebruikt om een account aan te maken op uw naam (behalve bij een snelaankoop);
    • gebruikt om een toegangsbewijs te kunnen aanmaken voor het evenement;
    • opgenomen in een gestructureerde database;
    • gebruikt om diverse veiligheidsredenen tijdens uw bezoek aan een van onze sites;
    • doorgegeven aan de organisator van het evenement waarvoor u een toegangsbewijs hebt besteld die de gegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke;
    • bewaard om evaluaties te verrichten teneinde onze diensten te optimaliseren;
    • gebruikt, indien van toepassing, bij onze directmarketingcampagnes (= versturen van onze agenda, aanbiedingen en promoties enz.) als u daar geen bezwaar tegen hebt gemaakt;
    • gebruikt om statistieken aan te maken waarmee we onze algemene strategie voor het organiseren van evenementen kunnen verbeteren;
    • gebruikt om u na het evenement een tevredenheidsenquêtes te sturen. Uw mening wordt gebruikt om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren en aan te passen.

Op welke basis verwerken wij uw gegevens?

Uitvoering van een overeenkomst: Door op onze website een ticket te kopen, bent u gebonden door een contractuele relatie die het verzamelen en de verwerking van uw persoonsgegevens met het oog op de uitvoering van het contract rechtvaardigt: uw ticket verzenden, u toegang geven tot het evenement, u informatie geven over het evenement indien gewenst, het beheer van de locaties enz. U kunt het contract met ons op elk moment beëindigen.

Gerechtvaardigd belang: Het is in ons gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens te verwerken voor doeleinden die ruimer zijn dan het kader van het contract dat ons ertoe verbindt om onder meer onze activiteiten te promoten. U kunt op elk moment gemakkelijk bezwaar maken tegen deze verwerking. 

Wettelijke verplichting: Het is mogelijk dat wij uw gegevens moeten verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting die haar oorsprong vindt in het recht van de Europese Unie of in het Belgische recht. Tegen deze verwerking kunt u geen bezwaar maken.

Toestemming: Voor bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens kunnen wij uw toestemming vragen. U kunt op elk moment uw toestemming intrekken.

Hoe beschermen wij uw gegevens?

Wij hebben alle technische en organisatorische maatregelen genomen die, in verhouding met de risico’s op de schending van uw rechten, nodig zijn voor de bescherming van uw persoonsgegevens.  Onze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig geëvalueerd en aangepast om steeds een hoog beschermingsniveau te garanderen.

Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verbinden ons ertoe om uw persoonsgegevens niet door te geven of te verkopen aan derden ander dan onze dochtermaatschappijen, verwerkers of directe partners waarvan de tussenkomst noodzakelijk is om de hiervoor vermelde doelstellingen te realiseren.

In het kader van de organisatie van een evenement delen wij uw persoonsgegevens met:

  • De organisator van het evenement waarvoor u een toegangsbewijs hebt besteld. De organisator van het evenement is ook verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij geven uw persoonsgegevens alleen door aan de organisatoren van de evenementen waarvoor u een toegangsbewijs hebt besteld, en wij zorgen ervoor dat u het privacycharter (indien beschikbaar) van de organisator in kwestie kunt raadplegen op het moment waarop uw gegevens worden verzameld.
  • Verwerkers: Wij schakelen bedrijven in voor het organiseren van onze activiteiten. Deze bedrijven verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van onze expliciete instructies. Wij stellen alles in het werk, in de mate van het mogelijke en het redelijke, om ervoor te zorgen dat onze verwerkers uw gegevens verwerken conform de geldende wettelijke normen. De toegang tot uw persoonsgegevens wordt beperkt tot de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun taken. Al onze verwerkers zijn gevestigd in de Europese Economische Ruimte en zijn onderworpen aan de wettelijke en reglementaire normen voor gegevensbescherming.

Wij versturen uw persoonsgegevens alleen naar een derde land als de organisator van het evenement zijn hoofdvestiging in een derde land heeft zonder vertegenwoordiger in de Europese Unie. Bij de publicatie van dit charter hebben alle organisatoren met wie we samenwerken, een vestiging in de Europese Unie. U wordt ingelicht over een eventuele gegevensoverdracht buiten de Europese Unie bij het bestellen van uw toegangsbewijs voor het evenement.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De periode gedurende welke de persoonsgegevens zullen worden opgeslagen is afhankelijk van de uitgevoerde verwerking. Brussels Expo bewaart uw gegevens gedurende vijf jaar vanaf uw laatste aankoop, met uitzondering van de verwerkingen op grond van ons gerechtvaardigd belang (vijf jaar vanaf het laatste contact) en de verwerkingen die zijn gerechtvaardigd door de wettelijke verplichtingen waaraan wij moeten voldoen. Uw betaalgegevens bewaren wij niet.

Wat zijn uw rechten?

U bent zelf de baas over uw gegevens en hun verwerking. Wij stellen alles in het werk om uw rechten gegarandeerd te respecteren. Om uw persoonsgegevens optimaal te kunnen beheren, beschikt u over de volgende rechten:

  • Recht op informatie: U hebt het recht om op een transparante en duidelijke manier te worden geïnformeerd over de verwerking van uw persoonsgegevens en de aan u toegekende rechten op dit vlak. Wij proberen dit te realiseren door middel van de publicatie van dit charter en door steeds klaar te staan om u bijkomende informatie te geven.
  • Recht van inzage: U hebt het recht om de bevestiging te krijgen dat uw persoonsgegevens al dan niet door ons worden verwerkt, en om inzage te krijgen in deze gegevens en in alle andere gegevens die van belang zijn voor hun verwerking.
  • Recht op rectificatie: Als u vaststelt dat de persoonsgegevens over u onjuist of onvolledig zijn, hebt u het recht om ons te vragen om uw gegevens aan te vullen of, indien nodig, te rectificeren door ons de aanvullende informatie te bezorgen.
  • Recht op gegevenswissing: In bepaalde gevallen hebt u het recht om ons te vragen om uw persoonsgegevens uit ons bestand te verwijderen.
  • Recht op beperking van de verwerking:  In bepaalde gevallen hebt u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken tot alleen het bewaren ervan.
  • Recht van bezwaar: Als de verwerking van uw persoonsgegevens berust op het gerechtvaardigd belang van Brussels Expo, hebt u het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen deze verwerking.
  • Recht op overdraagbaarheid: Als de verwerking van uw persoonsgegevens berust op uw toestemming of op een contract, en wordt uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedures, hebt u het recht om uw persoonsgegevens op te vragen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. U kunt vragen om uw gegevens door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Wij streven ernaar om zo snel en efficiënt mogelijk gevolg te geven aan uw verzoeken tot uitoefening van uw rechten. Wij melden u echter wel dat wij in bepaalde gevallen, die beschreven staan in de wettelijke normen op dit gebied, het recht hebben om de uitoefening van bepaalde rechten te weigeren indien de situatie dat rechtvaardigt. Wij zullen u een gemotiveerde weigering sturen zodat u kunt begrijpen waarom wij geen positief gevolg kunnen geven aan uw verzoek.

Wij proberen een dynamisch platform op te zetten, waardoor u op elk moment uw rechten kunt uitoefenen. In afwachting van de ontwikkeling van dat platform verzoeken wij u om uw rechten uit te oefenen per e-mail aan het volgende adres: privacy@brussels-expo.com.

Belangrijk: Bedenk voordat u ons uw persoonsgegevens meedeelt, dat wij in het geval van uitoefening van een recht uw persoonsgegevens moeten bekendmaken. Onze macht om de identiteit van de persoon die het verzoek indient te controleren, is beperkt. In overeenstemming met ons principe om de gegevensverzameling te beperken tot de gegevens die absoluut noodzakelijk zijn voor het realiseren van onze doeleinden, proberen wij voor het controleren van uw gegevens niet meer gegevens te verzamelen dan de gegevens die we al in ons bezit hebben. Wij gaan er dan ook van uit dat elk verzoek tot uitoefening van uw rechten via uw account of het door u geregistreerde e-mailadres uw identiteit voldoende aantoont. Wij verzoeken u om u te registreren met uw eigen e-mailadres en aandacht te schenken aan de beveiliging van dit adres.

Waar kunt u een klacht indienen in het geval van schending van uw recht?

Bij problemen kunt u altijd contact met ons opnemen via het adres privacy@brussels-expo.com. Wij proberen u zo goed mogelijk te helpen. U hebt ten allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Meer info op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Bijwerking van ons privacybeleid

Ons beleid op het gebied van bescherming van de privacy kan in de toekomst steeds worden uitgebreid of aangepast, bijvoorbeeld bij nieuwe ontwikkelingen. Wij adviseren u dan ook om het regelmatig te raadplegen.

    Datum laatste bijwerking: 19/02/2019

Terms of Use of the BRUSSELS EXPO website

Privacy Policy – Data protection

Brussels Expo appreciates your interest in its products, services and website. We want you to know how we collect, process and keep your personal data, which we aim to do with respect for your rights. We also want you to be aware of these rights. For this reason, we invite you to read this policy carefully. If you have a question about the processing of your data or if you have any queries about information given in this charter, we invite you to contact us at the address “privacy@brussels-expo.com”.

What do the law and the regulations say about this issue?

Although we tend to offer guarantees going beyond the applicable laws on this matter, we have taken organisational and technical measures to meet the provisions of the European Parliament and of the Council of 27/04/2016, commonly known as the General Data Protection Regulations (hereafter GDPR).

What concepts will be useful for you in understanding this charter?

  • ​Data subject: a natural person who can be directly or indirectly identified by information. This is a person whose personal data is collected and processed by a data controller or on its behalf. In practice, it means for instance: our visitors; people who fill in contact forms on one of our websites; people who buy tickets for events organised at our site; any other person whose personal data is given to us, etc.
  • Personal data: all information relating to an identified or identifiable natural person (= the data subject). This definition is broad because data is considered to be personal as soon as it allows an individual to be identified either directly (surname, first name, photo, etc.) or indirectly (e-mail address, customer number, employee number, etc.). When reference is made to “data” in this charter, we mean personal data.
  • Processing: any operation or set of operations, whether or not it is carried out using automated means, applied to personal data or sets of data. Here, too, the definition is broad. Any manipulation of personal data constitutes processing: collection, consultation, storage, disclosure by transmission, adaptation or alteration, erasure, etc.
  • Controller: the natural or legal person, public authority, agency or other body which determines the purposes of processing personal data and the means to carry it out. This is the person who decides why your data is collected and processed. It is your point of contact and the person who will be held responsible for complying with the data protection regulations in force.
  • Processor: the natural or legal person, public authority, agency or other body which processes personal data on behalf of the controller. The processor does not decide why processing is carried out, it merely carries it out for a controller.

Who we are?

The not-for-profit association Parc des Expositions de Bruxelles, known in abbreviated form as “Brussels Expo”, has its registered address at 1, Place de Belgique, B-1020 Brussels. VAT nº: BE 0406655573.

Each person or organisation processing personal data must determine whether it is processing this data as a controller or a processor. This distinction in the processing of personal data is very important. It seems appropriate for us at this stage to present you with our activities and vision, as well as our relationship with our partners.

Our mission is to promote and develop a meeting venue highlighting economic, commercial, industrial, scientific, cultural, and entertainment activities, particularly through the various sites we have been granted by the City of Brussels. For this purpose, we carry out all activities we consider useful or necessary, particularly providing all services directly or indirectly connected with organising fairs and shows, congresses, conferences, exhibitions, concerts, festivals and other events. Part of our mission is also to continually improve the experience of customers visiting our site. We establish our activities in pursuit of these aims, supported by several partners.

We are always concerned to offer a diversified programme of activities and we also try to offer a full service to event organisers in order to attract diverse events that may be of interest both to the general public and to specific groups. More broadly, in terms of our particular position, we perform an important task coordinating the events and providing an overall strategy with a view to achieving our principal mission. We also have the power to decide on the events to be organised and we try to adopt a strategy coherent with our wish to develop the sites entrusted to us.

As a result of this particular position, when a data subject holds a ticket for an event, that person is always linked both to Brussels Expo and to the organiser of the event he or she wishes to attend. These two different organisations are therefore both data controllers as defined above.

In order to obtain full information, you are therefore invited to read our privacy policy, on one hand, and, on the other, that of the organiser of the event you wish to attend.

What does this policy cover?

The purpose of this privacy policy is to inform you of the data we collect, the way this data is processed and the reason for such processing.  Through this policy, we inform you of our commitments and your rights concerning the protection of your personal data.

This policy covers all personal data collected by Brussels Expo in the context of all its activities: fairs and shows, congresses, conferences, exhibitions, concerts, festivals and other events using the following means: 

Website  www.brussels-expo.com
Website  www.bsf.be
Website  www.palais12.be
Website www.la-madeleine.be
Personal data collected when you take part in a survey or competition

When you give us your personal data by one of these means, or by any other means, you must provide us with correct information about yourself.

What are our principles concerning data protection?

Your personal data and your privacy are important to us. It is priority for us that you trust us. We try to process your data lawfully, in a transparent manner, faithfully and responsibly. We make every effort to adopt the appropriate organisational and technical measures to protect your data. Finally, we make an effort to collect as little data as possible while still achieving our aims.

The data we collect, how we process it and why? 

We do not process sensitive data in relation to racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, health or a natural person’s sex life or sexual orientation. We do not process genetic or biometric data. If the processing of a so-called “sensitive” data is contemplated,  you would be duly informed in advance.

We do not authorise sales to children aged under 16 and we do not process data relating to children.

The data we collect and process is the data that you have voluntarily given us or one of our subcontractors/partners. For certain operations involving orders, you may give data about yourself to third parties via their own services – specifically when you make payments. We do not hold this data: its collection and processing is governed by the conditions of the parties concerned. We invite you to consult their terms and conditions before giving your data.

  • Data collected: when you wish to order a ticket for an event organised on one of our sites for the first time, we offer you the choice of placing an order with or without creating an account. In either case, we collect the following information: 
    • Title: Required identification data
    • First name, Surname: required identification data
    • Address: required identification data allowing when necessary the sending of documents by post
    • Language: data necessary to make communication easier
    • E-mail address: required data allowing communication with you by e-mail and the sending of electronic tickets.
    • Telephone number: required data that allows us to communicate with you in case a problem related to the event occurs. This data will not be used for any other reason.
    • Date of birth: required data allowing us to check the age of our customers, preventing sale to children. This data is also essential for achieving our main purpose which is the development of our sites because an overall view of the age groups of people attending each event helps us to adapt our strategy and programme.
    • Etc.: the reasons for any additional request for data will be provided when this data is collected.
  • Purposes: Our main mission is to develop our sites, particularly via the organisation of events on our sites. In the context of achieving our corporate purpose, we collect and process the aforementioned data in order to succeed in our different missions and to offer you an experience and a service that meet your expectations. This information is also essential for identifying you and for implementing our contractual relationship. The processing of this data makes it possible for a personalised ticket and, when necessary, other communication concerning the event to be sent by e-mail. This allows us to promote our activities, notifying you of offers and our programme based on our legitimate interest. Finally, it allows us to evaluate the events organised so we can assess our overall strategy: knowing the age of visitors, location, satisfaction survey, etc.
  • Processing: The personal data collected is: 
    • Used to create an account in your name (except in the case of quick purchasing)
    • Used to issue an admission ticket for the event
    • Entered in a structured database
    • Used for various security purposes when you visit one of our sites
    • Given to the organiser of the event for which you have booked an admission ticket who processes this data as a distinct data controller
    • Kept that we can carry out evaluations in order to improve our services
    • As the case may be, your data is used in our direct marketing campaigns (= sending our programme, offers and promotions, etc.), provided you do not object to this
    • Used with a view to compiling statistics allowing us to improve our overall event organisation strategy
    • Used to send satisfaction surveys when needed after an event to evaluate your experience and improve our services

What is the basis for us processing your data? 

  • Performance of a contract: When you buy a ticket on our website, you are bound by a contractual relationship. This justifies the collection and processing of your personal data with a view to implementing the contract: giving you your ticket, allowing you access to the event, giving you information about the event when needed, managing venues, etc. You may cancel the contract binding you at any time.
  • Legitimate interest: we have a legitimate interest in processing your personal data for purposes going beyond the context of the contract binding us for instance : promoting our activities You may easily object to this processing at any time.
  • Legal obligation: it is possible that we may have to process your data in order to comply with a legal obligation in European Union or Belgian law. You cannot object to this processing.
  • Consent: We may ask for your consent for some processing of your personal data. You may withdraw your consent at any time.

How we protect your data? 

We have established the necessary technical and organisational measures, proportional to the risk of breach of your rights, in order to protect your personal data.  Our security measures are regularly assessed and adapted in order to ensure a permanently high level of protection.

With whom do we share your data?

We promise not to pass on or sell your personal data to third parties other than our subsidiaries, our processors and our direct partners whose intervention is necessary to achieve the aforementioned purposes.

In the context of the organisation of an event, we share your personal data with:

  • The organiser of the event for which you have ordered a ticket. The event organiser is also responsible for processing your personal data. We pass your personal data only to the organiser of an event for which you have ordered an admission ticket and we provide you with the organiser’s privacy policy, when available as soon as your data is collected.
  • Processors: We use other companies so that we can organise our activities. These companies process your personal data on the basis of our express instructions. We make every possible and reasonable effort to ensure that our processors process your data in accordance with the applicable legal regulations. Access to your personal data is limited to data strictly necessary for them to perform their tasks. All our processors are within the European Economic Area and are subject to the aforementioned data protection laws.

Your personal data will be sent to a third country only if an event organiser has its headquarters in a third country and no representative in the Union. On the day this charter is published, all the organisers we work with have establishments within the European Union. You will be informed of any data transfer outside the European Union when you order your ticket for an event.

How long do we keep your data? 

All data provided is stored in our files and given to the organiser of the event for which you have booked a ticket, as the case may be. We invite you to examine the organiser’s charter to find out about its policy on storing data. How long it is kept depends on the processing carried out. Your data will be kept by Brussels Expo for five years from your last purchase, except for processing based on our legitimate interest (five years from the last contact with you) and processing justified by the legal obligations we are subject to. We do not keep your payment data.

What are your rights? 

You are in charge of your data and its processing. We make every effort to ensure your rights are respected. So that you can manage your personal data better, you need to know that you have:

  • The right to be informed: The right to be clearly and transparently informed about the processing of your personal data and your acknowledged rights concerning this matter. We try to achieve this by publishing this charter and by being available to provide any additional information you need (by sending an e-mail to the address: privacy@brussels-expo.com).
  • Right of access: you have the right to obtain confirmation of whether personal data concerning you has been processed by us and to access this data, as well as any other information relevant to its processing.
  • Right to rectification: When you can show that the personal data concerning you is inaccurate or incomplete, you have the right to ask us to complete or rectify it as appropriate, by sending us an additional declaration.
  • Right to erasure: In certain circumstances, you have the right to ask us to erase personal data concerning you.
  • Right to restriction of processing:  In certain situations you have the right to restrict the processing of your personal data to its storage.
  • Right to object: when the processing of your personal data is based on the legitimate interest of Brussels Expo, you have the right to object to this processing at any time.
  • Right to data portability: When the processing of your personal data is based on your consent or on a contract and it is carried out by automated means, you have the right to ask for this data in a commonly used, structured format readable by a machine. You can ask for this data to be given to another controller.

We try to comply with your requests to exercise your rights as quickly and efficiently as possible. We inform you, though, that, in certain situations described in the applicable laws on this issue, we have the right to refuse to allow you to exercise certain rights when this is justified by the situation. We try to notify you of our refusal immediately, giving reasons, so you can understand why we cannot proceed with your request.

We are trying to establish a dynamic platform allowing you to exercise your rights at all times. While this platform is being developed, we invite you to exercise your rights by sending an e-mail to the address: privacy@brussels-expo.com.

Important: before giving us your personal data, bear in mind that, if we receive a request to exercise one of your rights, we have no choice but to give out personal data concerning you. For this purpose, our power to check the identity of the data subject behind the request is limited. In accordance with our principle of restricting data collection to the data strictly necessary for achieving our purposes, we try not to collect additional data in order to verify your identity. We therefore consider that any request to exercise your rights coming from your account or your registered e-mail address is sufficient evidence of your identity. We invite you to register with your own e-mail address and urge you to be careful with securing it.

Where can I complain if my rights are breached? 

If there is a problem, you can, of course, contact us at the address privacy@brussels-expo.com so that we can help you better. You also always have the right to complain to the data protection authority. Further information on www.dataprotectionauthority.be.

Updates to our privacy policy

Our privacy notice policy may be extended or adapted in future, for example if there are new developments. We advise you to consult this privacy policy regularly.

Date of the last update: 08/01/2019